איך מתאמים טיול בחו"ל בעזרת תקשורת מקרבת ?

איך מתאמים טיול בחו"ל בעזרת תקשורת מקרבת ומה קורה כשעולים קונפליקטים וחילוקי דעות בין הצדדים השונים?

להלן תחלופת מיילים אותנטית עם איבון, בעלת צימר בחו"ל בניסיון לתאם לינה בת תשעה לילות בצימר שלה. 

בתכתובת זו (שנמשכה מספר ימים) באים לידי ביטוי עקרונות התקשורת המקרבת.

רקע קצר: במהלך שיחת טלפון איתה הוזמן הצימר לחמישה לילות (שכן בארבעת הלילות האחרים הוא מוזמן ע"י משפחה אחרת).

הוסכם שאם המשפחה שכרגע שוכרת את הצימר בארבעת הימים הראשונים תוותר, איבון תעדכן אותנו ונשקול להאריך את השהות. במקביל, תואמה לינה בצימר אחר לארבעת הימים הראשונים.

לאחר יומיים, איבון שלחה מייל ובו עדכון שהיא הצליחה להאריך עבורנו את השהות לשישה לילות. להלן התכתבות המיילים בינינו בעקבות אותו עדכון:

 

 

Hi Iwone,

Thank you very much for your prompt response.

I'd like to reserve the apartment for 5 nights.

Is that ok? can you please send me the confirmation?

Thank you and looking forward to see you soon,

Ronny

לאחר ההפתעה של הארכת השהות ביום (ללא אישורנו) אנו מנסים לוודא שההזמנה לחמישה לילות בלבד תקפה ומאושרת.

 

 

 __________

Hello Ronny,

I am very, very  sorry but I can not to rent the Apartment  for 5 Days.

In this option I lose too much days between the reservations.

I ask for your understanding.

Perhaps there is still possibility for you to book as discussed for 6 Days?

Regards

Iwone

איבון "נעולה" על השכרת הצימר ל-6 ימים מתוך רצון לא לאבד ימי שכירות.

היא מבקשת את הבנתנו ובודקת אם נוכל להתחייב ל-6 ימים.

 

 __________

Hi Iwone,

I understand your potential loss of 1 night.

התחלה באמפטיה והבנת הבעיה או הצורך של הצד השני

If I recall correctly, in our previous conversation you mentioned that the other family will need the apartment. In addition, you reserved us the place for 5 nights and 6 days.

Based on this information I booked another place during this period. I feel uncomfortable to break my commitment to the other place and shorten my stay there to 3 nights.

הסבר של הבעיה והצורך שלי בניסיון ליצור יותר הבנה

Would you be willing to reconsider it and rent us the apartment for 5 nights (6 days)?

 

Many thanks,

Ronny

סיום בבקשה לאחר שיש בהירות גדולה יותר של צרכי שני הצדדים

 

 __________

Hello Ronny,

Sorry, yesterday we were not at home, so I read your mails right now.

I was sure, your intention was to stay in our apartment as long as possible during your vacation.

That was the reason I changed the departure of the Weißberg Family.

Because they agree immediately I can´t take it back.

איבון הניחה מה הכוונות שלנו ועל בסיס זה החליטה ופעלה (הארכת שהות בלילה).

It is also not possible for us to lose a day in the nail season.

שוב היא מדגישה את הנקודה החשובה עבורה של חשש להפסיד לילה של הכנסות בשיא עונה

I am very sorry! 

Best Regards from SaigIwone

 

P.S. If you agree to a loss-sharing 50/50 so would be the problem solved.

Iwone

מועלית הזמנה לחלוק את ההפסדים בניסיון לפתור את הבעיה

ניכר שהיא מנסה לבוא לקראתנו וזו הדרך שלה להביע התחשבות.

 

 __________

Hi Iwone,

I understand. You assumed we'll be interested to take it as soon as possible and therefore you changed my reservation (without checking with me) to 6 nights.

And since you don't want to lose this night you're willing to share with me the loss and expects me to pay 50% of the cost (55 Euro).

התחלה במה ששמענו מהצד השני כדי לוודא שהבנו וכדי לתת תחושה שהמסר שלה עבר.

 

I want to stay in your place very much…

Yet, paying 50% fine for a day I didn't reserve or changing my commitment to the other guesthouse are both options that I'm not too excited about.

דגש על הרצון להתארח אצלה לצד שיתוף באי הנוחות לשלם מעבר או להפר התחייבות לגורם שלישי בעקבות אי-ההבנה.

בצורה זו יש ביטוי עצמי אותנטי ללא האשמה או שיפוט.

 

Let me check with the other guesthouse if they are willing to update our reservation without a cancellation fee.

מוכנות מצידנו לבדוק עם הגורם השלישי (הצימר הנוסף) האם יהיה מוכן להתגמש מבלי שייפגע (לקיחת אחריות על צרכינו ונסיון לקדם פעולה שלא תפגע בצרכי הצדדים השונים)

Meanwhile, if there is a 3rd alternative you can think about which will make both of us happy, I'll be very interested to hear it.

 

הזמנה לאיבון לחשוב על פתרון נוסף שאיננו רואים כרגע וששנינו נהיה שבעי רצון ממנו

Thanks and I'll get back to you soon,

Ronny

במייל זה לא נכנסים לויכוח של מי צודק ומה הוגן.

יש מיקוד בניסיון לקדם את העניין תוך כדי כיבוד הצרכים של כל הצדדים המעורבים

 

 __________

Hi Ronny,

A misunderstanding and  I'm not sure if I'm  only  fault about this.

ניכר שאיבון מפרשת את המייל הקודם כסוג של האשמה והיא מחדדת שזאת לא אשמתה שלה בלבד.

מה שכנראה "עזר לה" לשמוע את זה כהאשמה הוא החלק של "מבלי לבדוק איתי" שנכתב במייל הקודם.

למרות שזה נכתב כציון עובדה, סביר להניח שהיא חוותה את זה כהאשמה.

I see no other possibility.

I am very sorry!

Iwone Kleiser

במייל הזה יש שימוש במונחים של אשמה לעומת אחריות משותפת.

ממקום כזה קשה לראות פתרון אחר, המייל מתקצר וכך גם כנראה הסבלנות של איבון

(שימו לב שהיא מסיימת לראשונה בצורה רשמית עם שם משפחתה לצד שמה הפרטי)

 

 __________

Hello Iwone,

I'm glad to update that we were able to shorten our reservation in the other place to 3 nights.

We'll be happy to stay in your place for 6 nights.

Please confirm that it's ok.

Regards,

Ronny

עדכון איבון שלאחר בדיקה, הגורם השלישי הסכים לקצר את השהות אצלו ביום ללא בעיה.

 

 __________

Hello Ronny,

I am glad too that you and your family will come and I confirm you this date with this Mail.

Because I am right now not at home, I will send you a written confirmation today night or tomorrow morning!

Iwone

 

סוף טוב הכול טוב …

 

 

 

 

אז מה היה לנו פה?

• התמקדות בלהבין את צרכי האחר במקום להתווכח מי צודק

• אסרטיביות בניסיון למלא את הצורך שלנו (מבלי לפגוע באחרים)

• חיפוש אסטרטגית פעולה שתיתן מענה לכל הצרכים ( win-win) בשונה מפשרה (lose-lose) או מויתור (lose-win).

• הקשבה אמפטית ווידוא הבנת האחר לפני פתרונות או הצגת הצד שלנו

• התמקדות באחריות ולא באשמה

• בחירה בדרך פעולה שמתאימה לנו (להבדיל למשל מבחירה כתוצאה מחוסר ברירה, כעס או נקמנות)

• התוצאות נסגרו לשביעות רצון כולם, בתהליך בריא וללא משקעים…

• אפשר להתחיל את החופשה ברגל ימין !

תגובות

תגובות